Il cittadino deve apporre la firma alla presenza del funzionario incaricato, il quale procede all'autenticazione previa identificazione dell'interessato.
Chi fosse impossibilitato per gravi motivi di salute, può concordare con l'ufficio l'autentica di firma a domicilio.
Si possono autenticare unicamente le copie di documenti originali; tale autentica non ha scadenza. L'autenticazione di firme e di copie di documenti, oltre che dagli Uffici Certificativi Anagrafici, può essere effettuata anche dai dipendenti competenti a ricevere la documentazione, dai Cancellieri e dai Notai (vedere anche "autocertificazione").
L'interessato deve presentarsi PERSONALMENTE munito di FOTOTESSERA e di documento di riconoscimento valido.